Trouver une salle à Paris {Conseils & Astuces}

Une nouvelle rubrique voit encore le jour sur le blog. J’ai l’ai appelée « Conseils et Astuces » car j’y glisserai de temps en temps quelques tips pour vous aider à organiser vos événements.
J’ai voulu démarrer cette nouvelle rubrique avec un premier article dédié à toutes celles et tous ceux qui s’arrachent les cheveux à trouver un lieu dans Paris pour y organiser une fête.

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Avant toute chose, j’ai une bonne et une mauvaise nouvelle à vous annoncer. La bonne : il y a tellement de lieux possibles et imaginables à Paris que vous trouverez forcément votre bonheur ! La mauvaise : il y a aussi tellement de personnes comme vous qui cherchent un lieu que la tâche et les démarches s’annoncent chronophages !



La première des choses à faire est donc de s’organiser et de prévoir assez longtemps à l’avance votre événement.
Pour que la salle de vos rêves soit disponible à la date que vous souhaitez, prévoyez en général de démarrer vos recherches :
  • 1 an à l’avance pour une grande réception : mariages, anniversaires, soirées avec plus de 150 invités
  • 3 à 4 mois pour un événement de 50 à 100 invités
  • 1 à 2 mois pour un événement de 20 à 40 invités

Si vous êtes assez flexible sur la date de votre événement, prenez en comptes ces quelques particularités saisonnières :
  • de mai à septembre, les salles aux grandes capacités d’accueil sont prises d’assaut pour les mariages
  • en décembre/janvier, les entreprises organisent arbres de noël, soirées de noël et soirées annuelles pour leurs salariés et collaborateurs, l’offre de salles est donc un peu restreinte pendant cette période
  • entre avril et juin, beaucoup de soirées de fin d’année sont organisées par et pour les étudiants, évitez donc les péniches et clubs/discothèques habituellement réservés pour ces soirées
Une fois la date choisie, réfléchissez bien à votre fête et posez vous les questions suivantes. Elles vous permettront de mieux cibler votre recherche et d’être attentif à certains points lors de votre visite de la salle.
  • Quel est le nombre d’invités ? > Demandez les capacités maximales d’accueil et choisissez une salle ni trop petite ni trop grande pour que vos invités ne se sentent ni à l’étroit ni perdus au milieu de cette salle. Comptez environ 0,50m² par personne debout et 1m² par personne assise. Au delà de 20 invités, pensez à installer un vestiaire.
  • Votre fête débutera et se terminera à quelle heure ? > Demandez les horaires précises de mise à disposition de la salle (gardez en tête que vous aurez certainement besoin de temps avant et après la fête pour l’aménagement et le rangement) et demandez quel est supplément à payer si vous dépasser ces horaires.
  • Vos invités se restaureront autour d’un repas assis ou d’un buffet cocktail debout ? > Demandez si les tables et les chaises sont comprises dans le prix de la location.
  • Ferez vous appel ou non à un traiteur ? > Demandez si le traiteur est imposé ou si vous pouvez faire appel à celui de votre choix. Assurez vous qu’une cuisine ou un office sera à disposition du traiteur. Et même si vous vous charger de la restauration, soyez attentif à la présence d’un frigo, micro-onde, tables, ustensiles dans cet office. Si la salle vous propose un service de restauration, demandez lui ses tarifs. Beaucoup de lieux proposent en effet des formules avantageuses pour les groupes.
  • Prévoyez-vous une animation spécifique ? > Si oui, pensez à prévoir une loge pour les artistes.
  • Prévoyez-vous de mettre de la musique et de danser ? > Suivant le type de musique, estimer l’espace nécessaire adéquate pour votre piste de danse. Demandez si du matériel sono et lumière est mis à disposition ainsi qu’un régisseur. Si vous vous occupez vous même de la musique, pensez à plusieurs éléments techniques : nombres de prises et leur disposition, voltage, raccordements nécessaires, niveau sonore autorisé. Noter ces éléments que vous communiquerez au Dj à qui vous ferez peut être appel. Beaucoup de lieux dans Paris sont soumis à des arrêts préfectoraux les contraignant à arrêter la musique à partir d’une certaine heure. Renseignez vous à ce sujet. En effet, de nombreuses salles vous accepteront jusqu’à 4h du matin mais la musique ne sera autorisée que jusqu’à 2h (par exemple).
  • Avez vous imaginé une décoration ? > Demandez si vous pouvez décorer les lieux librement et quelles sont les interdictions spécifiques (j’ai vu des lieux où on me faisait payer 3€ le trou de punaise dans le mur ! Véridique !)
  • Pensez également à demander : si un responsable sera présent pendant la soirée ? si le ménage est compris dans le tarif de location ? quels sont les recours en cas d’annulation ?

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Vous avez défini votre événement et vous avez noté toutes les questions à poser, vous êtes prêts à partir à la recherche du lieu adéquate.
Pour vous aider à y voir plus clair dans cette montagne de possibilités que vous offre Internet, voici quelques petites recommandations :
  • Pour une petite fête entre copains : tournez vous vers les bars de la capitale. Dans la plupart vous pourrez privatiser un espace ou même le louer en entier. Ils proposent souvent des formules intéressantes et savent s’adapter. Un conseil : déplacer vous toujours pour aller parler directement avec le responsable, c’est le meilleur moyen de bien se faire comprendre des deux côtés. Et beaucoup n’ont pas de site internet, vous risquez de passer à côté de la perle rare.
  • Pour une réception de famille un peu plus tranquille : optez pour les restaurants. Là aussi vous pourrez réserver un espace pour votre groupe (à partir de 15/20 personnes) et profiter de formules avantageuses.
  • Pour une grande soirée, avec beaucoup de monde, sans prise de tête : dirigez vous vers les clubs et boîtes de nuits parisiennes. Il y a en a pour tous les goûts et toutes les ambiances. De la piste intimiste en caveau aux repères des dj’s internationaux, vous danserez jusqu’au bout de la nuit.
  • Pour une soirée stylée, élégante, un brin bobo : choisissez un loft ou une galerie d’art ou un ancien atelier ou un studio photo… bref tous ces grands espaces inédits avec une atmosphère particulière qui rend votre fête « pas comme les autres ». Les adresses sont souvent un peu secrètes alors renseignez-vous, demandez autour de vous, je vous assure qu’on en trouve pas mal en cherchant bien.

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C’est bon vous avez repéré 2, 3 lieux sympas qui pourraient convenir pour votre soirée.
Alors je vous propose maintenant de voir ensemble les démarches à suivre pour réserver votre salle. Ce listing sera accompagné d’un petit lexique qui vous éclairera sur le jargon de la location de salle.
  1. Prenez rendez-vous avec les lieux que vous avez sélectionnés pour aller les visiter (dans l’idéal aux mêmes heures que celle de votre événement afin de vous rendre compte de la lumière, etc.). Sur place soyez attentif à chaque détail et notez les. Pensez à prendre des photos et surtout à poser toutes les questions vues ci dessus !
  2. Le lieu vous plaît, demandez à votre contact de vous envoyer un devis (par mail ou par courrier). Il vous faut un preuve écrite, ne demandez pas juste les tarifs de location. En effet avec son devis, le loueur vous fera parvenir ses conditions générales de location > Elles retranscrivent les règles de location. Elle doivent impérativement préciser les responsabilités, les engagements et les garanties du loueur. Elles doivent aussi indiquer le montant du dépôt de garantie demandé. L’état des lieux de la salle doit y être inséré.
  3. Analysez bien ce devis et ces conditions générales. Lisez bien les petites lignes pour n’avoir aucune surprise. Soyez par exemple attentifs au droit de bouchon > Vous pourrez apporter vos vins et autres alcools dans certains lieux mais on pourra alors vous demander un droit de bouchon équivalent, en général à 3 / 5€ par bouteille ouverte ! Et ce droit ne concerne en aucun cas les softs (eaux, jus de fruits, sodas) !
  4. Le temps d’analyser tous les devis des salles visitées, vous pouvez faire une demande d’option > Cette option pour permettra de réserver le lieu jusqu’à une date donnée. Si plusieurs personnes posent une option sur la même date soit le loueur accorde la salle au premier qui aura payé l’acompte (c’est être en »multi-option ») soit le loueur établi un ordre. Par exemple, vous êtes le deuxième à poser une option, il vous dira que vous êtes en « 2ème option ». Si vous l’appelez pour confirmer votre réservation, il devra d’abord appeler la « 1ere option » (la personne qui aura poser son option en premier) pour s’assurer qu’elle ne veut plus réserver la salle. Tant que la première personne ne s’est pas prononcer définitivement, vous ne pourrez pas réserver.
  5. Vous avez fait votre choix. Pour confirmer votre réservation auprès du loueur vous devrez lui verser une somme d’argent qu’on appelle acompte ou arrhes. Vous verserez le solde le jour de l’événement. > Acompte : généralement équivalent à 30% du prix total, il est remboursable sous certaines conditions stipulées dans les conditions générales de location. > Arrhes : usage identique à l’acompte mais elle ne sont pas remboursables.
  6. Le loueur vous demandera également un chèque de caution (ou dépôt de garantie) en même temps que l’acompte ou les arrhes. > Il vous rendra ce chèque à la fin de l’événement ou après si rien n’a été détérioré ou cassé. Dans le cas contraire, il peut exiger une partie ou la totalité de la caution.
  7. Vous signerez un contrat de location > C’est le document qui vous engage vous et le loueur. Il doit stipuler : le descriptif de la salle, le prix de la location, le montant du dépôt de garantie et les conditions de sa restitution, la date et les horaires de locations + le montant TTC des heures normales et des heures supplémentaires, les conditions d’annulation, la description du matériel, mobilier, vaisselles, fournitures, etc., la puissance électrique fournie, la puissance sonore autorisée, les animations que l’on peut organiser, les décorations acceptées, le numéro de la polisse d’assurance du lieu, à qui incombe le ménage

Enfin, n’oubliez pas de vous assurer. Un accident est vite arrivé et en tant qu’organisateur de la fête vous pourriez être tenu pour responsable. Contactez votre assureur et demandez lui une extension de responsabilité civile pour le jour de la fête. Vous lui enverrez un mail quelques jours avant votre événement pour lui communiquez l’adresse du lieu, les horaires, le nombre d’invités.



J’espère vous avoir un peu éclairer dans cette démarche de location de salle.
Si cela vous paraît toujours fastidieux, long et chronophage, je vous rappelle que je suis là pour vous aider. C’est mon métier et à force d’organiser des événements à Paris je connais plein de lieux qui pourraient vous convenir. J’ai même les adresses des jolis lofts donc je vous parlais plus haut ;-)
La formule Bulle d’idée est à partir de 50€. Tout est fonction de votre événement, du nombre d’invités, de votre demande.
Alors n’hésitez pas à me contacter !
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Best-of

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